Budżetowanie i planowanie:
7 powodów do zmiany

Istnieje wiele powodów, dla których warto rozważyć wprowadzenie zmian w obecnym procesie budżetowania i planowania w firmie. Na przestrzeni ostatnich lat, rola CFO ewoluowała i staje się coraz ważniejsza dla kształtowania strategii korporacyjnej. Rola finansów w przedsiębiorstwach ulega transformacji dzięki analizie danych. Tradycyjne raportowanie, skupiające się głównie na przeszłości, przestaje być wystarczające. W nowoczesnych organizacjach coraz większe znaczenie zyskuje proaktywne podejście. Działy finansowe obejmują prognozowanie, udział w tworzeniu strategii oraz monitorowanie jej realizacji.

Na tym tle warto przyjrzeć się, jak wygląda proces planowania i budżetowania w przeciętnym przedsiębiorstwie. Poniżej przedstawiamy 7 powodów do zmiany budżetowania i planowania.

1. Raportowanie ograniczone wyłącznie do wykonania,
często niespójne i rozproszone

Roczny budżet i prognozy opierają się zazwyczaj na danych historycznych. Większość z nich skupia się głównie na takich elementach jak zyski i straty oraz elementy bilansu finansowego. Dane pochodzą często od różnych zespołów oraz spółek, budujących indywidualne budżety przy użyciu różnych systemów. W wielu firmach zespoły muszą żądać raportów od działów IT w celu stworzenia indywidualnych budżetów. Wszystkie te działania wydłużają cały proces, co działa na niekorzyść organizacji.

Firmy muszą radzić sobie z „ciężarem” wszystkich informacji oraz brakiem integracji między różnymi jednostkami. Wszelkie pojawiające się rozbieżności utrudniają konsolidację, a uzyskanie „jednej wersji prawdy” staje się bardzo trudne.

Niestety wiele istniejących narzędzi BI opiera się wyłącznie na raportowaniu faktów, zapomina się o prognozowaniu, które jest kluczowe. Firmy powinny porównywać aktualne, rzeczywiste dane z budżetami oraz prognozami śródrocznymi. Pozwoli to ocenić wydajność, zidentyfikować wszystkie operacje, które działają inaczej niż się spodziewaliśmy i co najważniejsze – prognozować przyszłe wyniki.

2. Arkusze kalkulacyjne
jako narzędzie planowania są nieefektywne

Arkusze kalkulacyjne to dobre narzędzie — ale tylko w zakresie, do którego zostały pierwotnie zaprojektowane. Ich głównym celem było wsparcie pracy księgowych poprzez umożliwienie szybkiego dodawania wierszy i kolumn danych. Ta koncepcja, choć użyteczna, jest już dość przestarzała i nie przystaje do dzisiejszych potrzeb biznesowych.

Podstawowy problem? Arkusze kalkulacyjne nie zostały stworzone z myślą o analizie, prognozowaniu ani przechowywaniu danych przedsiębiorstwa. Mimo to, wielu menedżerów nadal wykorzystuje je do tych celów, co prowadzi do licznych błędów, nieefektywności, strat czasu i zasobów. Zamiast skupiać się na analizie, planowaniu i podejmowaniu trafnych decyzji, zespoły finansowe często angażują się w żmudne, manualne operacje.

3. Ograniczona skuteczność
w gromadzeniu i analizie danych

Wiele firm zmaga się z lawinowo rosnącą ilością danych, które są przechowywane w różnych, często niepowiązanych ze sobą systemach operacyjnych. Proces ich zbierania, ręcznego przepisywania, filtrowania i analizowania pochłania ogromne zasoby czasowe i ludzkie. Dane są często przenoszone do arkuszy kalkulacyjnych, co prowadzi do powtarzalnych, żmudnych czynności oraz zwiększa ryzyko błędów. Codziennie wiele godzin pracy jest marnowanych na kalkulacje i rozwiązywanie rozbieżności, zamiast na działania strategiczne.

4. Hurtownia danych
nie zapewni lepszych prognoz

W większości firm kluczowe dane biznesowe znajdują się w różnych systemach, takich jak Salesforce, ERP czy innych niezintegrowanych aplikacjach operacyjnych. Aby połączyć zasoby, wiele organizacji zdecydowało się na budowę hurtowni danych, w których dane są standaryzowane i przygotowywane do dalszej analizy.

Teoretycznie, posiadanie dobrze zaprojektowanej hurtowni danych powinno znacząco ułatwić i przyspieszyć proces budżetowania oraz prognozowania. W praktyce jednak wdrożenie takiego rozwiązania często okazuje się skomplikowanym projektem IT, który może trwać miesiącami — a nawet latami — i generować bardzo wysokie koszty. Co więcej, mimo dużych nakładów, efekty nie zawsze spełniają oczekiwania biznesu, a dostęp do spójnych i aktualnych danych nadal bywa ograniczony.

5. Wiele narzędzi BI
wymaga pomocy IT

W przypadku hurtowni danych i narzędzi Business Intelligence, wielu CFO musi nadal korzystać z pomocy działów IT. Zamiast czekać na wsparcie IT lub zatrudnienie specjalisty ds. danych, menedżerowie często próbują samodzielnie rozbudowywać arkusze kalkulacyjne o kolejne formuły i makra. W rezultacie proces modelowania danych staje się coraz bardziej skomplikowany, czasochłonny — zamiast wspierać szybkie decyzje, generuje dodatkowe problemy.

6. Ryzyko utraty know-how
i dobrego wizerunku

Odejście pracownika odpowiedzialnego za raportowanie często oznacza utratę cennej, słabo udokumentowanej wiedzy. Może to zagrozić ciągłości procesu raportowania zarządczego i narazić CFO na ryzyko operacyjne, reputacyjne, a w skrajnych przypadkach — negatywnie wpłynąć na jego dalszą karierę.

Jakie jest rozwiązanie? Dyrektorzy finansowi powinni zacząć szukać rozwiązań samoobsługowych, które pozwolą im samodzielnie tworzyć potrzebne raporty. Ponadto potrzebują narzędzi, które nie będą wymagały znajomości programowania.

7. Narzędzia analityczne oparte na chmurze
zapewniają wiele udogodnień

W wielu korporacjach narzędzia budżetowania i prognozowania są powiązane ze starszymi systemami, z którymi nie są połączone zagraniczne filie lub nawet odległe jednostki biznesowe. W związku z tym, arkusze kalkulacyjne przekazywane są mailowo lub zapisywane na dysku sieciowym. Jest to proces manualny i powolny, który prowadzi do wielu błędów wynikających z konieczności ręcznego kopiowania i aktualizowania gromadzonych danych.

Wykorzystując rozwiązania znajdujące się „w chmurze”, dyrektorzy finansowi mogą uzyskać całodobowy, nadzorowany dostęp do budżetów, prognoz, raportów oraz wszelkich aktualizacji. Jest to znaczące udogodnienie, które usprawnia wiele procesów. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają uruchamianie oprogramowania lokalnie, w trybie hybrydowym lub w chmurze — w zależności od potrzeb biznesowych. Zapewniają tym samym swobodę działania i możliwość łatwego dostosowania infrastruktury w przypadku zmiany strategii lub kierunku rozwoju firmy.