Automatyzacja procesu
zamknięcia miesiąca
Co oferujemy?
Pomagamy firmom przejść na nowoczesną księgowość w modelu Continuous Accounting w obszarze zamknięcia miesiąca poprzez ujednolicenie procesów i danych, automatyzację powtarzalnej pracy i zwiększenie transparentności w czasie rzeczywistym na całej długości procesu „record to report”.
Przed
Tradycyjne zamknięcie miesiąca
- Checklisty zadań w Excelu
- Uzgodnienia manualne w Excelu
- Ręczne polecenia księgowania
- Porównywanie „matchowanie” transakcji
- Weryfikacja wielu niepotrzebnych szczegółów
Po
Nowoczesna księgowość
- Analiza danych
- Współpraca z biznesem
- Poszukiwania odchyleń
- Redukcja ryzyka
- Transformacja cyfrowa
Dla kogo? Kto nas potrzebuje?
Nasi Klienci zwracają się do nas, gdy ich tradycyjne manualne procesy księgowe w obszarze zamknięcia miesiąca:
- są już dla nich nie do utrzymania, gdyż są niespójne, pofragmentowane i brakuje nad nimi efektywnych kontroli wewnętrznych
- zabierają zbyt dużo czasu, którego brakuje na zapewnienie wymaganej jakości, w tym kompletności i dokładności danych
- oparte są głównie na plikach Excel, co prowadzi do braku transparentności, licznych błędów i braku pewności, że sporządzane raporty finansowe są wolne od znaczących błędów
- kosztują zbyt dużo, a zaprojektowanie i wprowadzenie zmian, przygotowanie do audytu czy zwiększenie skali działań wymaga nieakceptowalnego wzrostu zaangażowania pracowników
- przyczyniają się do obniżenia morale i zwiększenia rotacji pracowników działów finansowych, gdyż dużą część swojego czasu poświęcają oni na wykonywanie nudnych i powtarzalnych zadań, które z łatwością można by zautomatyzować
Korzyści Jakie korzyści
przyniesiemy dla firmy?
Kluczową korzyścią ze współpracy z nami będzie zunifikowany i zautomatyzowany nowoczesny proces „record to report” zapewniający pełną spójność, transparentność, współpracę wszystkich zaangażowanych osób oraz kontrolę nad danymi i zamknięciem miesiąca w firmie. Przekładając to na konkretne korzyści będą to:
-
Redukcja czasu potrzebnego na wykonanie wszystkich zadań w ramach procesu zamknięcia miesiąca bez kompromisów w zakresie jakości poprzez uproszczenie, ujednolicenie, automatyzację oraz przyspieszenie prac.
-
Uzyskiwane dzięki standaryzacji procesów, bardziej zrównoważonego obciążenia pracą i automatyzacji powtarzalnych zadań o dużym wolumenie.
-
Zapewnienie poprawności sprawozdań finansowych oraz znaczące zmniejszenie ryzyka braku zgodności z regulacjami wynikające z wystandaryzowanych i zautomatyzowanych procesów oraz kontroli wewnętrznych pozwalających na uzasadnienie sald wszystkich kont odpowiednimi zapisami z systemów źródłowych, zestawieniami transakcji, dokumentacją pomocniczą, komentarzami i akceptami w ramach workflow.
-
Dostęp w czasie rzeczywistym do statusu prac w trakcie zamykania miesiąca, pojawiających się odchyleń, trendów i wyników operacji księgowych wymagających weryfikacji.
-
Stałe monitorowanie oraz pomiar praktycznie wszystkich działań realizowanych w trakcie procesu zamykania miesiąca pozwala na zidentyfikowanie i wdrożenie dalszych stopniowych usprawnień, które w konsekwencji będą prowadziły do poprawy struktury kosztów w obszarze finansów.
-
Zcentralizowane repozytorium danych i dokumentów oraz dedykowany dostęp dla audytora wewnętrznego lub zewnętrznego pozwala znacząco zredukować czas oraz wysiłek potrzebny na zebranie i udostępnienie zestawień zrealizowanych działań, uzgodnień, list kontrolnych i certyfikacji, dokumentów wspierających i komentarzy.
-
Dzięki integracji systemów źródłowych, standaryzacji procesów oraz utworzeniu „jednego źródła prawdy” pracownicy mogą skupić się na kwestiach strategicznych najbardziej istotnych z punktu widzenia ryzyka, istotności i terminowości zgodnie z potrzebami firmy.
Efekty naszych prac Jak będzie działać zamknięcie miesiąca z BlackLine?
W zależności od pełnionej funkcji w organizacji pracownik otrzyma w BlackLine dedykowane narzędzia, które pozwolą mu na efektywne wykonywanie jego zadań. Zobacz poniżej jak zmieni się praca działu finansów i liderów biznesowych.
Kontroler finansowy/specjalista ds. księgi głównej
- 01/
Kalendarz zaplanowanych zadań będzie narzucał ich realizację w sposób ciągły w trakcie całego miesiąca, a nie tylko na jego koniec, co pozwoli uniknąć opóźnień.
- 02/
Mechanizmy oparte na regułach będą dokonywały automatycznych uzgodnień i auto-certyfikacji dla nawet 85% wszystkich kont, co pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu.
- 03/
Dedykowane konektory do systemów ERP oraz wszelkich innych będą pobierały automatycznie dane, a następnie importowały je do BlackLine, aby przeprowadzić zadania związane z zamknięciem miesiąca, np. uzgodnienia kont czy matchowanie transakcji.
- 04/
Zdefiniowane polityki, procedury oraz macierz uprawnień (Segregation of Duties) zapewniają spójność, ciągłość i pełną kontrolę.
- 05/
Centralne repozytorium danych w sposób usystematyzowany gromadzi dokumentację wspierającą dokonane uzgodnienia, akcepty, księgowania, odchylenia i inne zadania, co pozwala stworzyć jedno źródło prawdy dla wszystkich
- 06/
Zautomatyzowane mechanizmy automatycznie wyszukują znaczące odchylenia, które przekazywane są do odpowiedniego kontrolera do weryfikacji i podjęcia stosowny chdziałań.
- 07/
Definiowanie harmonogramu prac oraz przypisywanie zadań do poszczególnych osób pozwala na zapewnienie należytej i prawdziwej współpracy.
- 08/
Scentralizowane zarządzanie zadaniami i powiązaniami miedzy nimi pozwalana na uzyskanie pełnej przejrzystości odnośnie do statusu prac oraz zredukowanie czasu oczekiwania na zamknięcie danego zadania.
- 09/
Powtarzające się księgowania na koniec okresu są przygotowywane, akceptowane i przesyłane do systemu ERP w sposób zautomatyzowany na podstawie uzgodnień kont, wyników matchowania transakcji lub innych źródeł danych.
- 10/
Zautomatyzowane reguły dokonują matchowania wysoko-wolumenowych transakcji, takich jak wyciągi bankowe, transakcje sprzedaży z kas, transakcje wewnątrzgrupowe i inne.
W rezultacie kontroler finansowy mniej koncentruje się na poszczególnych transakcjach, a bardziej na analizie uzyskanych wyników i ewentualnych istotnych rozbieżności. Staje się wtedy prawdziwym partnerem dla biznesu.
Lider biznesowy
- 01/
Dedykowane dashboardy pozwalają na bieżąco identyfikować trendy, rozwiązywać pojawiające się problemy i koncentrować się na priorytetach biznesowych.
- 02/
Transparentność procesu zamknięcia zapewniona jest przez raporty, które pozwalają śledzić status zadań przypisanych do poszczególnych osób oraz terminowość ich realizacji. Dzięki temu można zidentyfikować potencjalne „wąskie gardła” i podjąć stosowne działania.
- 03/
Zautomatyzowane mechanizmy pozwalają zaoszczędzić sporo czasu i skoncentrować się na tych zadaniach, które maja największe znaczenie dla biznesu – dokładności i terminowości raportowania oraz zapewnieniu sprawnej funkcji finansów w firmie.
- 04/
Dane dostępne są w czasie rzeczywistym, co pozwala na podejmowanie decyzji opartych na faktach, a nie wyłącznie intuicji i fragmentarycznych informacji.
- 05/
Raportowane dane będące wynikiem wystandaryzowanych procesów oraz ścieżek akceptacji w ramach workflow budzą znacznie więcej zaufania i pewność co do faktycznych wyników.
Kontakt Skontaktuj się z nami.
Zadzwoń:
+48 501 103 295
lub Napisz:
info@exevera.com
