Planowanie zakupów
jako centrum zarządzania wartością przedsiębiorstwa

Współczesne firmy mogą czerpać wiele korzyści z planowania zakupów. Wnikliwa analiza i przygotowanie różnych wariantów potrzeb zakupowych pozwalają na elastyczne dostosowywanie się do zmian popytu i – w konsekwencji – efektywne zarządzanie budżetem.

Wyzwania i szanse
współczesnej gospodarki

Popyt jest dzisiaj wyjątkowo niepewny i niestabilny. Jest to wynikiem charakteru rynków globalnych, które są podatne na ciągłe zmiany i wahania. Globalizacja również w znacznym stopniu wpłynęła na relacje handlowe oraz charakterystykę mikro i makrootoczenia firm. Przyczyniła się do liberalizacji międzynarodowych stosunków gospodarczych. Niesie to ze sobą liczne zmiany, zarówno dobre, jak i stawiające przed firmami wiele wyzwań. Z jednej strony mamy niemal nieograniczone możliwości i dostęp do nowych rynków, produktów, usług i zasobów z całego świata. Umożliwia to zwiększanie efektywności operacji, obniżanie kosztów produkcji i – w konsekwencji – generowanie oszczędności. Z drugiej strony, rynki są teraz bardzo rozdrobione. Kontrahenci są rozrzuceni po całym świecie, co powoduje wyzwania w zakresie logistyki i strategicznego planowania działań.

Nowa rola
planowania zakupów

Zmiany na globalnych rynkach i rządzące nimi współcześnie tendencje wpłynęły na transformację funkcji zamówień. Działalność operacyjna przeszła do roli strategicznej. W ujęciu strategicznym celem funkcji zamówień jest obniżenie kosztów i wypracowanie optymalnego zarządzania towarami i logistyką – dostawami, transportem oraz magazynowaniem. Dzięki możliwości sprawdzenia faktycznego popytu na towary oraz porównywaniu kosztów różnych dostawców istnieje znaczny potencjał generowania dodatkowych oszczędności. Aby jednak możliwe było ich wypracowanie, niezbędnym procesem jest dokładna analiza danych. Znaczna ekspozycja tego aspektu we współczesnym biznesie i rosnąca popularności tematów związanych z analityką, dla wielu firm jest nadal trudnym procesem do wdrożenia. Przede wszystkim z uwagi na fragmentaryczność danych pochodzących z różnych systemów i spółek oraz znaczne rozproszenie sieci dostaw. Nie tylko samo procesowanie i interpretacja, ale nawet gromadzenie danych w takich warunkach jest czasochłonne i skomplikowane. Ogranicza możliwości wykorzystania potencjału analityki, którą wciąż zastępują nieefektywne i podatne na błędy działania manualne.

Wsparcie planowania
przez systemy Business Intelligence

Kolejnym wyzwaniem dla współczesnych firm jest rosnąca złożoność struktury łańcucha dostaw. Nie chodzi tylko o zharmonizowanie operacji na wszystkich jego etapach – kluczowy jest czas i odpowiednio szybka reakcja. Do podejmowania strategicznych decyzji, firmy coraz częściej wykorzystują narzędzia Business Intelligence, które wspierają funkcję planowania poprzez upraszczanie struktur danych i procesów. Dzięki systemom BI firmy mogą gromadzić i integrować dane z różnych źródeł w jednym miejscu. To z kolei daje podstawy do rozwoju analityki w firmie i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Integracja danych pozwala na wykorzystanie narzędzi dedykowanych poszczególnym funkcjom – raportowaniu, planowaniu i prognozowaniu – co jeszcze bardziej przyczynia się do optymalizacji procesu podejmowania decyzji.

Dyrektor ds. zamówień
– nowa kluczowa funkcja

Zauważenie znacznego potencjału oszczędności w zamówieniach, których efektywność i elastyczność zwiększa integracja danych i wykorzystanie narzędzi BI, wpłynęło na wzrost zapotrzebowania na Dyrektorów ds. Zamówień. CPO pełnią rolę nie tylko menadżera odpowiedzialnego za planowanie, monitorowanie i egzekwowanie wyników. Są również analitykami, którzy rozumieją dane, potrafią wyciągać wnioski i przekładać je na praktykę biznesową. W swojej pracy obsługują złożone narzędzia Business Intelligence, mierząc się z wieloma wyzwaniami – m.in. coraz krótszym cyklem życia produktów i szybko zmieniającą się technologią. Ich rola jest niezwykle ważna, szczególnie w dużych firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Zawierają i nadzorują relacje handlowe z dostawcami oraz koordynują dostawy z rzeczywistymi potrzebami firmy.

Planowanie
źródłem wielu korzyści

Jedną z kluczowych korzyści wdrożenia funkcji planowania zakupów jest obniżenie kosztów i wypracowanie dodatkowych oszczędności. Dla wielu firm nie jest to jednak łatwa zmiana, ponieważ ich systemy danych nie są zintegrowane. Wiele procesów wciąż opiera się na nieskoordynowanych działaniach manualnych. W tym aspekcie pomocne będzie wdrożenie systemu Business Intelligence, który zintegruje różne źródła danych, w konsekwencji umożliwiając ich automatyczne gromadzenie i efektywne procesowanie. W ten sposób „przygotowane” i zarządzane dane mogą być już podstawą do wprowadzenia rzeczywistej funkcji planowania. Dzięki niej firmy mogą podejmować szybko i rzetelnie strategiczne decyzje oparte na analizach.

Organizacje mogą wybierać spośród wielu systemów dostępnych na rynku, które gwarantują nie tylko większą efektywność, ale także lepszą wygodę pracy i zarządzania. Jednym z najpopularniejszych i uznanych na całym świecie narzędzi do planowania zamówień jest Jedox.