Planowanie zakupów
jako centrum zarządzania wartością przedsiębiorstwa
Współczesne firmy mogą czerpać wiele korzyści z planowania zakupów. Wnikliwa analiza i przygotowanie różnych wariantów potrzeb zakupowych pozwalają na elastyczne dostosowywanie się do zmian popytu i – w konsekwencji – efektywne zarządzanie budżetem.
Wyzwania i szanse
współczesnej gospodarki
Popyt jest dzisiaj wyjątkowo niepewny i niestabilny. Jest to przede wszystkim odzwierciedlenie charakteru rynków globalnych, które są podatne na ciągłe zmiany i wahania. Globalizacja również w znacznym stopniu wpłynęła na relacje handlowe oraz charakterystykę mikro- i makrootoczenia firm, przyczyniając się do liberalizacji międzynarodowych stosunków gospodarczych. Niesie to ze sobą liczne dobre zmiany, ale stawia także przed firmami wiele wyzwań. Z jednej strony mamy niemal nieograniczone możliwości i dostęp do nowych rynków, produktów, usług i zasobów z całego świata, co pozwala na zwiększanie efektywności operacji, obniżanie kosztów produkcji i – w konsekwencji – generowanie oszczędności. Z drugiej strony jednak rynki są teraz bardzo rozdrobione – kontrahenci (zarówno dostawcy jak i odbiorcy) są rozrzuceni po całym świecie, co stawia wiele wyzwań w zakresie logistyki i strategicznego planowania działań.
Nowa rola
planowania zakupów
Zmiany na globalnych rynkach i rządzące nimi współcześnie tendencje wpłynęły na transformację funkcji zamówień, która z działalności operacyjnej przeszła do roli strategicznej. W ujęciu strategicznym celem funkcji zamówień jest obniżenie kosztów i wypracowanie optymalnego zarządzania towarami i logistyką – dostawami, transportem oraz magazynowaniem. Właśnie w tych obszarach dzięki możliwości sprawdzenia faktycznego popytu na towary oraz porównywaniu kosztów różnych dostawców istnieje znaczny potencjał generowania dodatkowych oszczędności. Aby jednak możliwe było ich wypracowanie, niezbędnym procesem jest dokładna analiza danych. Pomimo znacznej ekspozycji tego aspektu we współczesnym biznesie i rosnącej popularności tematów związanych z analityką, dla wielu firm jest to nadal temat trudny do wdrożenia, przede wszystkim z uwagi na fragmentaryczność danych pochodzących z różnych systemów i spółek oraz znaczne rozproszenie sieci dostaw. Nie tylko samo procesowanie i interpretacja, ale nawet gromadzenie danych w takich warunkach jest procesem czasochłonnym i skomplikowanym, ograniczającym możliwości wykorzystania potencjału analityki, którą wciąż zastępują nieefektywne i podatne na błędy działania manualne.
Wsparcie planowania
przez systemy Business Intelligence
Kolejnym wyzwaniem dla współczesnych firm jest rosnąca złożoność struktury łańcucha dostaw. Nie chodzi tylko o zharmonizowanie operacji na wszystkich jego etapach – kluczowy jest czas i odpowiednio szybka reakcja. Do podejmowania strategicznych decyzji (takich jak wybór dostawcy) firmy coraz częściej wykorzystują narzędzia Business Intelligence, które wspierają funkcję planowania poprzez upraszczanie struktur danych i procesów. Dzięki systemom BI firmy mogą gromadzić integrować dane z różnych źródeł w jednym miejscu, które pozwala na gromadzenie i procesowanie bardzo dużych zbiorów informacji. To z kolei daje podstawy do rozwoju analityki w firmie, ponieważ integracja różnych źródeł danych pozwala na uzyskanie pełnego wglądu w rzeczywistą sytuację i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Co więcej, integracja danych pozwala na wykorzystanie narzędzi dedykowanych poszczególnym funkcjom – raportowaniu, planowaniu i prognozowaniu – co jeszcze bardziej przyczynia się do optymalizacji procesu podejmowania decyzji.
Dyrektor ds. zamówień
– nowa kluczowa funkcja
Zauważenie znacznego potencjału oszczędności w zamówieniach, których efektywność i elastyczność zwiększa integracja danych i wykorzystanie narzędzi BI, wpłynęło na wzrost zapotrzebowania na Dyrektorów ds. Zamówień (CPO). Liderzy w działach zakupów pełnią rolę nie tylko menadżera odpowiedzialnego za planowanie, monitorowanie i egzekwowanie wyników, ale także analityka, który rozumie dane, potrafi wyciągać z nich wnioski i przekładać je na praktykę biznesową. CPO w swojej pracy obsługują wcześniej wspomniane złożone narzędzia Business Intelligence i mierzą się z wieloma wyzwaniami – m.in. coraz krótszym cyklem życia produktów i szybko zmieniającą się technologią. Ich rola jest niezwykle ważna, szczególnie w dużych firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, ponieważ zawierają i nadzorują relacje handlowe z dostawcami oraz koordynują dostawy z rzeczywistymi potrzebami firmy.
Planowanie
źródłem wielu korzyści
Tak jak już wcześniej wspomniano, jedną z kluczowych korzyści wdrożenia funkcji planowania zakupów jest obniżenie kosztów i wypracowanie dodatkowych oszczędności. Dla wielu firm nie jest to jednak łatwa zmiana, ponieważ ich systemy danych nie są zintegrowane, a wiele procesów wciąż opiera się na nieskoordynowanych działaniach manualnych. W tym aspekcie pomocne będzie wdrożenie systemu Business Intelligence, który zintegruje różne źródła danych, w konsekwencji umożliwiając ich automatyczne gromadzenie i efektywne procesowanie. W tej sposób „przygotowane” i zarządzane dane mogą być już podstawą do wprowadzenia rzeczywistej funkcji planowania, dzięki której firmy mogą podejmować szybko i rzetelnie strategiczne decyzje oparte na analizach.
Firmy mogą wybierać spośród wielu systemów dostępnych na rynku, które gwarantują nie tylko większą efektywność, ale także lepszą wygodę pracy i zarządzania. Jednym z najpopularniejszych i uznanych na całym świecie narzędzi do planowania zamówień jest Jedox.
Udostępnij: