Case study 2 - Digital Finance Controller z Jedox
Podsumowanie
Nieefektywne raportowanie, duża rotacja pracowników działów finansowych, wysoki koszt i ograniczenia w pracy z zewnętrznymi konsultantami, a także ciągły rozwój Grupy i związane z tym zmiany potrzeb raportowych skłoniły Dyrektora Finansowego dużej międzynarodowej Grupy Kapitałowej do śmiałej decyzji o outsourcingu funkcji rozwoju, utrzymania i bieżącej obsługi systemu Jedox. Skorzystanie z innowacyjnej usługi Digital Finance Controllera z Jedox pozwoliło znacząco poprawić elastyczność, zakres funkcjonalności oraz zredukować koszty procesów w dziale finansowym. Obecni kontrolerzy finansowi zostali zaś przekierowania do zadań bardziej strategicznych, w tym do wsparcia działów biznesowych, co w konsekwencji znacząco poprawiło postrzeganie działów finansowych i zredukowało rotację pracowników.
Sytuacja
- Klient: Duża grupa kapitałowa ze Szwecji
- Region: EMEA
- Branża: Media
- Dział: Finanse
- Aplikacja: Jedox
Wyzwanie biznesowe
Grupa posiada ponad 20 spółek w kilkunastu krajach Europy i ciągle rozwija się zarówno poprzez przejęcia, jak i poprzez rozwój organiczny w ramach dywersyfikacji produktowej. W celu usprawnienia procesu planowania, analizy oraz podejmowania decyzji kierownictwo Grupy oczekiwało częstego i szybkiego skonsolidowanego raportowania zarządczego z wszechstronną możliwością natychmiastowego przygotowywania analiz ad hoc.
Dotychczasowe podejście oparte było na plikach Excel, a planowanie i raportowanie każdorazowo angażowało cały zespół finansowy na wiele dni i wymagało długich godzin pracy do późnego wieczora. W rezultacie Dział Finansowy zdecydował o wdrożeniu nowego systemu Jedox do raportowania i planowania. Ze względu na rotację w zespole finansowym, jak i ciągłe zmiany, system wymagał stałego rozwoju i wsparcia zewnętrznych konsultantów, co prowadziło do znaczącego wzrostu kosztów.
Dyrektor Finansowy Grupy uznał, że na dłuższą metę takie podejście jest nieefektywne zarówno pod względem kosztowym, jak i funkcjonalnym. Zdecydowano o outsourcingu funkcji związanej z rozwojem i utrzymaniem systemu Jedox i przesunięciem obecnych kontrolerów finansowych do zadań strategicznych związanych z analizą danych i wsparciem dla działów biznesowych.
Rozwiązanie i uzyskane efekty
Mając na uwadze specyficzne potrzebny Grupy do wsparcia został dedykowany kontroler finansowy z rozległą i głęboką znajomością systemu Jedox, który pracuje pod nadzorem doświadczonego menedżera w projektach związanych z restrukturyzacją obszaru finansów i księgowości.
W pierwszej kolejności skoncentrowano się na oczyszczeniu danych oraz wprowadzeniu kontroli, które zapewniają oczekiwaną jakość zbieranych danych. Następnie rozwinięto i w całości przejęto obszar raportowania na potrzeby Grupy. Kluczowe funkcjonalności oraz rozwiązania zostały należycie udokumentowane, aby zapewnić właściwe zarządzanie wiedzą i możliwość szybkiego wdrożenia innych kontrolerów, gdyby było to potrzebne.
W ciągu kilku lat współpracy ze względu na zmiany w strukturze Grupy i jej produktów, a także sposobu zarządzania nią oraz postrzegania efektywności dokonano istotnych zmian w systemie raportowania. Zmiany, które w przypadku podejścia opartego na Excelu zajęłyby kilka miesięcy, tutaj zostały zrealizowane w ciągu jednego tygodnia.
Główne korzyści
Obecnie przyjęte podejście jest uznawane za oczywisty wybór, a w jego efekcie:
- 01/
System Jedox stał się wiarygodnym źródłem „jednej prawdy”.
- 02/
Outsourcowany kontroler stał się faktycznym członkiem zespołu na co dzień współpracującym ze wszystkimi lokalnymi kontrolerami i wspierającym kontrolerów na poziomie Grupy.
- 03/
Pozostali kontrolerzy Grupy zupełnie zmienili swoją rolę w organizacji i koncentrują się na bliskiej współpracy z Zarządem w celu analizy planowanych inicjatyw i ich wpływu na wyniki Grupy, identyfikacji przyczyn obserwowanych odchyleń między budżetem a wykonaniem oraz sporządzaniem rzetelnych prognoz na kolejne okresy.
- 04/
Uwolnienie czasu kluczowych pracowników działów finansów i księgowości na zadania o znaczeniu strategicznym dla Grupy.
W celu zapewnienia maksymalnej satysfakcji zapewniony jest również tzw. backupowy kontroler, który jest w stanie szybko zastąpić kontrolera dedykowanego w przypadku urlopów czy zwolnień chorobowych. Dodatkowo Dyrektor Finansowy Grupy nie musi martwić się o bieżące szkolenia, certyfikacje czy narzędzia pracy. Co więcej, w razie bardziej złożonych problemów związanych z rachunkowością lub technologią zapewniony jest dodatkowe wsparcie doświadczonego menedżera z kwalifikacjami ACCAi działu wsparcia IT.